Tjekliste digitale planer – Når din plan skal politisk behandles og det videre forløb

Før formøde

Find et aflangt billede til topfrisen til dit tema

Send billede med en bestilling om at lave topfrise i 3 udgaver hos Kommunikationsafdelingen / Mette Edlers

Ret kontaktoplysningerne på din plans side / tilføj din afdeling og telefonnummer. Ved tværgående team, behold By og miljø men teamet s telefonnummer

Vælg topfrise med UDKAST. Sæt selv topfrisen på eller få hjælp af Oskar fra Byplan

Send Link til planen til Gitte MIU eller Marian TTU (og evt PDH, hvis det er aftale med udvalget)

 

Før udvalgsbehandling

Lav evt rettelser efter formødet

Bed Oskar fra Byplan om at sætte autosvar 1 (Høring) på

Send Link til planen til Gitte MIU eller Marian TTU

Bed Oskar fra Byplan om at aktivere planen, så den bliver synlig på ydersiden

 

Før høring

Lav en kopi til Profile  - både af det der er sendt til udvalget og det der er sendt i høring

Vælg topfrise HØRING

Bed Oskar fra byplan om at sætte autosvar 2 (Høring) på

Skriv tekst til reklamebanner på hjemmesiden om at din plan er i høring – og aflever den til Kommunikationsafdelingen og bed dem aktive banneret

Læg link til planen på hjemmesiden på den relevante side med en lille tekst og link til planen

Læg også din plan på den generelle Gladsaxe Hørings-side med en lille tekst

Skriv mail til ”de faste kunder”

Lav en aftale med Kommunikationschef Ulla Baden om eventuel reklame på kommunens facebook side.

 

Under høring

Tøm postkassen og hold øje med om der er indlæg på Gladsaxes generelle høringsside

 

Efter høring

Bed Oskar fra Byplan om at sætte autosvar 3 (Høring) på

Ret også på hjemmesiden, at Høringsperioden nu er slut

Arkiver høringssvarene samlet fra Odeum ved at danne én excell-fil

HUSK IKKE at Checke ind mens du indarbejder høringssvarene, ellers vil rettelserne være synlige på ydersiden, før de er behandlet

 

Før endelig behandling

Sæt udkast banneret på igen

Følg proceduren ovenfor omkring udvalgsbehandling

 

Efter endelig behandling

Skift topfrisen til billede uden tekst – og fjern alle H´erne

Ret hjemmesiden, så der står at planen nu er vedtaget (hvis nødvendigt skriv noget om klagemulighed)

Lav en kopi til Profile af den endelige plan